In breve
Con l'account di lavoro Copilot Chat ha la protezione dei dati aziendali (scudo verde) e i tuoi testi non addestrano i modelli; la cronologia però resta nella tua organizzazione e le password o i dati sensibili restano fuori dalla chat.
Copilot Chat con l'account di lavoro è diverso da quello personale?
Sì, ed è la differenza più importante. Quando accedi con l'account aziendale di Microsoft 365 (quello con l'indirizzo della tua azienda), Copilot Chat è coperto dalla cosiddetta protezione dei dati aziendali (in inglese enterprise data protection). Microsoft fa da responsabile del trattamento, con gli stessi impegni contrattuali che valgono per la posta in Exchange e i file in SharePoint. Se invece usi la versione con un account Microsoft personale, valgono condizioni diverse, pensate per i consumatori: per i dati dell'ufficio non è la strada giusta.
Per capire a colpo d'occhio dove ti trovi, guarda in alto, vicino al pulsante per iniziare una nuova chat: con la protezione attiva compare uno scudo verde. Se non lo vedi, fermati e controlla con quale account hai fatto l'accesso prima di scrivere qualsiasi cosa.
La protezione di base di Copilot Chat non richiede una licenza a parte: è inclusa senza costi aggiuntivi. Cambiano invece le funzioni di controllo disponibili, che dipendono dal tuo piano Microsoft 365.
I miei testi servono ad addestrare l'intelligenza artificiale?
Secondo la documentazione ufficiale, no: domande, risposte e dati recuperati tramite Microsoft Graph non vengono usati per addestrare i modelli di base. I contenuti sono cifrati e restano separati da quelli degli altri clienti.
Due precisazioni utili:
- La cronologia viene conservata. Domande e risposte sono registrate nella tua organizzazione, per esempio a fini di verifica e di eventuale richiesta legale. Chi amministra il tenant può applicare regole di conservazione e consultare questi dati. Non considerare quindi la chat come uno spazio segreto verso l'azienda stessa.
- La ricerca sul web ha regole sue. Quando Copilot cerca informazioni su Internet, invia al motore Bing poche parole ricavate dalla tua richiesta, senza nome utente né dati dell'organizzazione. Per queste ricerche il trattamento è diverso da quello delle chat, e non rientra negli impegni sul confine dei dati europeo.
Quali dati dell'ufficio può vedere Copilot Chat?
Nella chat semplice, Copilot Chat si basa sul web, non sui tuoi archivi. I contenuti aziendali entrano in gioco solo in alcuni casi:
- li scrivi, incolli o carichi tu: con il pulsante +, trascinando un file o digitando / per cercarne uno a cui hai accesso. I file caricati finiscono nel tuo OneDrive for Business;
- usi gli agenti di Word, Excel o PowerPoint, che vedono solo il documento che hai aperto;
- lo usi da Outlook, dove può leggere posta, calendario, riunioni, chat e alcuni file;
- usi un agente collegato a dati dell'azienda, per esempio a un sito SharePoint.
L'accesso alla totalità dei dati di lavoro è riservato a chi ha la licenza completa di Microsoft Copilot (quella a pagamento). In ogni caso Copilot mostra soltanto ciò che la persona può già aprire: se una cartella condivisa è visibile a tutti, lo sarà anche per l'assistente. Prima di diffondere l'uso, vale la pena sistemare i permessi.
Cosa non devo scrivere nella chat?
Il fatto che la protezione sia attiva non cancella le regole interne. Come buona prassi, evita di inserire:
- password, codici di accesso e chiavi;
- dati sanitari, giudiziari o altre categorie particolari di dati personali, salvo una valutazione precisa;
- contratti o documenti riservati di clienti, se non hai il permesso di trattarli in questo modo.
Quando puoi, sostituisci nomi e cifre con segnaposto ("Cliente A", "importo X") e incolla solo la parte che serve. Controlla sempre il risultato: le risposte non sono garantite come corrette e vanno lette prima di inviarle a qualcuno.
Come cancello la cronologia delle mie chat?
Con un account di lavoro o scolastico puoi eliminare la cronologia delle attività di Copilot dal tuo spazio personale:
- apri myaccount.microsoft.com e accedi con l'account aziendale;
- vai in Dati e privacy (Data and Privacy) e poi in Opzioni dei dati (Data options);
- nella sezione della cronologia di Copilot scegli Elimina;
- nella finestra spunta Microsoft Copilot e conferma con Elimina.
La richiesta non è immediata. Le app già aperte possono mostrare ancora la vecchia cronologia finché non le chiudi. La casella vale per tutte le app insieme (Word, Outlook, Teams e le altre): non si può cancellare solo una parte. I testi che Copilot ti ha aiutato a scrivere e che hai salvato in un file restano nel file. Se non trovi la voce, controlla di aver usato l'account di lavoro e chiedi a chi amministra Microsoft 365.
Cosa deve controllare chi amministra Microsoft 365?
Chi gestisce il tenant può decidere quali agenti consentire dall'Interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, nella sezione delle app integrate, dove vede permessi richiesti e informativa di ciascun agente. Può inoltre scegliere se usare i modelli di terze parti (Anthropic e OpenAI) nelle funzioni di Copilot: per i modelli Anthropic Microsoft precisa che sono per ora fuori dal confine dei dati europeo. Conviene infine decidere per quanto tempo conservare le interazioni e tenere in ordine permessi ed etichette di riservatezza.
Fonti
- Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat
- Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
- Microsoft Copilot Chat Privacy and Protections
- Delete your Microsoft Copilot activity history
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